Online Notartermin: Ablauf der Video-Beurkundung erklärt

Die meisten Gründer:innen waren noch nie beim Notar — und beim ersten Online-Termin weiß niemand so recht, was einen erwartet. Muss ich etwas vortragen? Was, wenn die Technik streikt? Ist das überhaupt „richtig“ beurkundet? Diese Unsicherheit ist völlig normal, aber unnötig: Der Termin ist ein gut strukturierter, freundlicher Arbeitstermin, bei dem der Notar dich durch jeden Schritt führt.

Damit du genau weißt, was auf dich zukommt, beschreibt dieser Guide den kompletten Ablauf — von der Vorbereitung über die Einwahl bis zur elektronischen Signatur. Wenn du ihn gelesen hast, gibt es im Termin keine Überraschungen mehr.

Vor dem Termin: so bereitest du dich vor

Vier Dinge, die du am besten schon ein bis zwei Tage vorher erledigst — dann läuft der Termin selbst reibungslos.

01
BNotK-App installieren
einmalig · du
Lade die App der Bundesnotarkammer auf ein Smartphone mit NFC — sie liest im Termin den Chip deines Ausweises aus. Praktisch alle neueren Smartphones haben NFC an Bord. Installiere die App nicht erst fünf Minuten vor dem Termin, sondern in Ruhe vorher, damit du dich einmal umschauen kannst.
02
eID-PIN testen
5 Minuten gut investiert · du
Für die Identifizierung brauchst du die sechsstellige PIN deiner Online-Ausweisfunktion. Teste sie vorab mit der AusweisApp auf deinem Smartphone — so merkst du rechtzeitig, falls die PIN nicht mehr stimmt oder die eID-Funktion noch nie aktiviert wurde. Das ist der mit Abstand häufigste Stolperstein, und er lässt sich komplett vermeiden.
03
Ruhigen Ort und Technik klarmachen
am Termintag · du
Du brauchst einen Laptop oder PC mit Kamera und Mikrofon, stabiles Internet und einen ruhigen Raum ohne Unterbrechungen. Ein Tipp aus der Praxis: Schließe vorher alle anderen Programme und lege das Smartphone geladen neben dich — es kommt bei der Identifizierung zum Einsatz.
04
Einwahldaten aus dem Dashboard holen
liegt bereit · wir
Deine Einwahldaten für das Video-Portal findest du in deinem founderfix-Dashboard, sobald der Termin steht — wir koordinieren ihn mit unseren Partnernotaren, die Terminvergabe erfolgt innerhalb von 24 Stunden. Dort siehst du auch jederzeit den aktuellen Status deiner Gründung.

Der Termin selbst, Schritt für Schritt

So läuft die Video-Beurkundung ab — vom ersten Klick bis zum Abschluss.

01
Einwahl ins Video-Portal
Du wählst dich über deine Einwahldaten in das Video-Portal der Bundesnotarkammer ein — kein Zoom, kein Teams, sondern das eigens dafür gebaute, gesicherte System. Alle Gesellschafter:innen treffen sich dort im virtuellen Besprechungsraum, und der Notar begrüßt euch wie in einem ganz normalen Termin. Sei ein paar Minuten früher da, dann startet ihr ohne Hektik.
02
Identifizierung per Ausweis
Jetzt kommt das Smartphone ins Spiel: Du hältst dein Ausweisdokument an die Rückseite des Geräts, die BNotK-App liest den NFC-Chip aus, und du bestätigst mit deiner eID-PIN. Zusätzlich gleicht der Notar dein Lichtbild bzw. dein Videobild ab (§ 16c BeurkG) — diese Kombination macht die Identifizierung so sicher wie am Schreibtisch des Notariats. Halte den Ausweis ruhig und hab etwas Geduld, das Auslesen dauert einen Moment.
03
Verlesen der Urkunde
Der Notar liest die komplette Urkunde laut vor — Wort für Wort. Das ist gesetzliche Pflicht, klingt altmodisch, hat aber einen guten Grund: Es stellt sicher, dass alle Beteiligten wirklich verstanden haben, was sie da gründen. Du darfst jederzeit unterbrechen und Fragen stellen — das ist nicht nur erlaubt, sondern ausdrücklich erwünscht, genau dafür ist der Notar da.
04
Qualifizierte elektronische Signatur
Statt mit dem Füller zu unterschreiben, signierst du direkt im System mit einer qualifizierten elektronischen Signatur — der rechtlich höchsten Stufe der elektronischen Unterschrift. Der Notar leitet dich dabei Klick für Klick an, du kannst nichts falsch machen. Danach signiert der Notar selbst, und die Urkunde ist fertig beurkundet.
05
Fertig — der Rest läuft ohne dich
Nach dem Termin eröffnest du das Geschäftskonto und zahlst das Stammkapital ein. Sobald der Einzahlungsnachweis vorliegt, meldet der Notar deine Gesellschaft beim Handelsregister an — darum musst du dich nicht kümmern. Den Fortschritt verfolgst du bequem in deinem Dashboard.

Wie lange dauert das?

Das hängt vor allem von deiner Konstellation ab. Eine Ein-Personen-UG mit Musterprotokoll ist deutlich schneller beurkundet als eine GmbH mit mehreren Gesellschaftern und individuellem Gesellschaftsvertrag — schlicht, weil weniger Text verlesen werden muss und weniger Rückfragen entstehen. Rechne bei einfachen Gründungen grob mit einer knappen Stunde, bei umfangreicheren Verträgen entsprechend mehr.

Plane den Termin trotzdem ohne Zeitdruck: Wer direkt danach das nächste Meeting hat, stellt keine Fragen mehr — und genau dafür ist der Termin da. Ein entspanntes Zeitfenster ist die beste Vorbereitung.

Was schiefgehen kann — und wie du es vermeidest

Die vier häufigsten Stolpersteine aus der Praxis. Keiner davon ist ein echtes Problem, wenn du vorbereitet bist.

Die NFC-Lesung klappt nicht
Der Klassiker — und fast immer eine Frage der Handhaltung. Nimm die Handyhülle ab, lege den Ausweis flach an die Rückseite des Geräts und halte beides ruhig, bis das Auslesen abgeschlossen ist. Falls es beim ersten Mal nicht klappt: Position leicht verändern und noch einmal probieren, der Chip sitzt je nach Modell an unterschiedlichen Stellen.
eID-PIN vergessen oder gesperrt
Deshalb der dringende Rat: Teste die PIN vor dem Termin mit der AusweisApp. Ist sie vergessen oder nach drei Fehlversuchen gesperrt, kannst du sie im Bürgeramt neu setzen lassen — das dauert aber, und der Notartermin muss dann verschoben werden. Fünf Minuten Test ersparen dir im Zweifel Tage Verzögerung.
Die Verbindung bricht ab
Kein Drama: Der Termin kann fortgesetzt werden, sobald du wieder online bist — die Beurkundung platzt dadurch nicht. Wähle dich einfach erneut ein, der Notar wartet. Wer auf Nummer sicher gehen will, nutzt ein LAN-Kabel statt WLAN oder hält das Smartphone als Hotspot-Reserve bereit.
Ein Gesellschafter fehlt
Beurkundet werden kann nur, wenn alle vorgesehenen Personen teilnehmen — fehlt jemand, platzt der Termin. Falls sich ein Ausfall abzeichnet, melde dich frühzeitig: In manchen Konstellationen lässt sich vorab mit dem Notariat eine Vollmacht-Lösung klären, sodass der Termin trotzdem stattfinden kann. Kurzfristig am Termintag geht das nicht mehr.

Ist das wirklich gleichwertig?

Ja. Die Video-Beurkundung nach §§ 16a ff. BeurkG ist der klassischen Beurkundung rechtlich vollständig gleichgestellt — es ist keine „Beurkundung light“. Sie läuft ausschließlich über das gesicherte System der Bundesnotarkammer und wird von denselben Notaren durchgeführt, die auch im Büro beurkunden. Deine GmbH oder UG entsteht damit genauso wirksam wie nach einem Termin vor Ort.

Häufige Fragen zum Video-Termin

Muss ich etwas sagen oder vortragen?: Nein. Der Notar führt durch den Termin und liest die Urkunde vor — du hörst zu, stellst Fragen, wenn etwas unklar ist, und bestätigst am Ende mit deiner Signatur. Es gibt nichts, was du auswendig können oder vorbereiten müsstest.
Kann ich den Vertrag im Termin noch ändern?: Kleinere Klarstellungen sind möglich — genau dafür wird verlesen, und der Notar kann Formulierungen im Termin anpassen. Größere inhaltliche Änderungen, etwa an Anteilen oder Klauseln, solltet ihr vorher final klären: Sonst muss der Termin unter Umständen unterbrochen oder verschoben werden. Bei founderfix siehst du alle Dokumente vorab im Dashboard und kannst Änderungswünsche rechtzeitig einbringen.
Was ziehe ich an — wie formell ist das?: Ganz entspannt: Es ist ein Arbeitstermin per Video, kein Gerichtstermin. Zieh an, worin du dich wohlfühlst — wichtiger als das Outfit sind ein ruhiger Raum, eine funktionierende Kamera und dein Ausweis in Reichweite.
Kann ich vom Ausland aus teilnehmen?: Ja, solange du dich mit einem eID-fähigen Ausweisdokument elektronisch identifizieren kannst, nimmst du von überall per Video teil — eine Anreise nach Deutschland ist nicht nötig. Welche Dokumente funktionieren und was Auslandsgründer zusätzlich brauchen, erklärt unser Guide „Aus dem Ausland eine deutsche Firma gründen“.

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Vor dem Termin: so bereitest du dich vor

Vier Dinge, die du am besten schon ein bis zwei Tage vorher erledigst — dann läuft der Termin selbst reibungslos.

BNotK-App installieren

einmalig · du

Lade die App der Bundesnotarkammer auf ein Smartphone mit NFC — sie liest im Termin den Chip deines Ausweises aus. Praktisch alle neueren Smartphones haben NFC an Bord. Installiere die App nicht erst fünf Minuten vor dem Termin, sondern in Ruhe vorher, damit du dich einmal umschauen kannst.

eID-PIN testen

5 Minuten gut investiert · du

Für die Identifizierung brauchst du die sechsstellige PIN deiner Online-Ausweisfunktion. Teste sie vorab mit der AusweisApp auf deinem Smartphone — so merkst du rechtzeitig, falls die PIN nicht mehr stimmt oder die eID-Funktion noch nie aktiviert wurde. Das ist der mit Abstand häufigste Stolperstein, und er lässt sich komplett vermeiden.

Ruhigen Ort und Technik klarmachen

am Termintag · du

Du brauchst einen Laptop oder PC mit Kamera und Mikrofon, stabiles Internet und einen ruhigen Raum ohne Unterbrechungen. Ein Tipp aus der Praxis: Schließe vorher alle anderen Programme und lege das Smartphone geladen neben dich — es kommt bei der Identifizierung zum Einsatz.

Einwahldaten aus dem Dashboard holen

liegt bereit · wir

Deine Einwahldaten für das Video-Portal findest du in deinem founderfix-Dashboard, sobald der Termin steht — wir koordinieren ihn mit unseren Partnernotaren, die Terminvergabe erfolgt innerhalb von 24 Stunden. Dort siehst du auch jederzeit den aktuellen Status deiner Gründung.

Der Termin selbst, Schritt für Schritt

So läuft die Video-Beurkundung ab — vom ersten Klick bis zum Abschluss.

Einwahl ins Video-Portal

Du wählst dich über deine Einwahldaten in das Video-Portal der Bundesnotarkammer ein — kein Zoom, kein Teams, sondern das eigens dafür gebaute, gesicherte System. Alle Gesellschafter:innen treffen sich dort im virtuellen Besprechungsraum, und der Notar begrüßt euch wie in einem ganz normalen Termin. Sei ein paar Minuten früher da, dann startet ihr ohne Hektik.

Identifizierung per Ausweis

Jetzt kommt das Smartphone ins Spiel: Du hältst dein Ausweisdokument an die Rückseite des Geräts, die BNotK-App liest den NFC-Chip aus, und du bestätigst mit deiner eID-PIN. Zusätzlich gleicht der Notar dein Lichtbild bzw. dein Videobild ab (§ 16c BeurkG) — diese Kombination macht die Identifizierung so sicher wie am Schreibtisch des Notariats. Halte den Ausweis ruhig und hab etwas Geduld, das Auslesen dauert einen Moment.

Verlesen der Urkunde

Der Notar liest die komplette Urkunde laut vor — Wort für Wort. Das ist gesetzliche Pflicht, klingt altmodisch, hat aber einen guten Grund: Es stellt sicher, dass alle Beteiligten wirklich verstanden haben, was sie da gründen. Du darfst jederzeit unterbrechen und Fragen stellen — das ist nicht nur erlaubt, sondern ausdrücklich erwünscht, genau dafür ist der Notar da.

Qualifizierte elektronische Signatur

Statt mit dem Füller zu unterschreiben, signierst du direkt im System mit einer qualifizierten elektronischen Signatur — der rechtlich höchsten Stufe der elektronischen Unterschrift. Der Notar leitet dich dabei Klick für Klick an, du kannst nichts falsch machen. Danach signiert der Notar selbst, und die Urkunde ist fertig beurkundet.

Fertig — der Rest läuft ohne dich

Nach dem Termin eröffnest du das Geschäftskonto und zahlst das Stammkapital ein. Sobald der Einzahlungsnachweis vorliegt, meldet der Notar deine Gesellschaft beim Handelsregister an — darum musst du dich nicht kümmern. Den Fortschritt verfolgst du bequem in deinem Dashboard.

Wie lange dauert das?

Was schiefgehen kann — und wie du es vermeidest

Die vier häufigsten Stolpersteine aus der Praxis. Keiner davon ist ein echtes Problem, wenn du vorbereitet bist.

Die NFC-Lesung klappt nicht

Der Klassiker — und fast immer eine Frage der Handhaltung. Nimm die Handyhülle ab, lege den Ausweis flach an die Rückseite des Geräts und halte beides ruhig, bis das Auslesen abgeschlossen ist. Falls es beim ersten Mal nicht klappt: Position leicht verändern und noch einmal probieren, der Chip sitzt je nach Modell an unterschiedlichen Stellen.

eID-PIN vergessen oder gesperrt

Deshalb der dringende Rat: Teste die PIN vor dem Termin mit der AusweisApp. Ist sie vergessen oder nach drei Fehlversuchen gesperrt, kannst du sie im Bürgeramt neu setzen lassen — das dauert aber, und der Notartermin muss dann verschoben werden. Fünf Minuten Test ersparen dir im Zweifel Tage Verzögerung.

Die Verbindung bricht ab

Kein Drama: Der Termin kann fortgesetzt werden, sobald du wieder online bist — die Beurkundung platzt dadurch nicht. Wähle dich einfach erneut ein, der Notar wartet. Wer auf Nummer sicher gehen will, nutzt ein LAN-Kabel statt WLAN oder hält das Smartphone als Hotspot-Reserve bereit.

Ein Gesellschafter fehlt

Beurkundet werden kann nur, wenn alle vorgesehenen Personen teilnehmen — fehlt jemand, platzt der Termin. Falls sich ein Ausfall abzeichnet, melde dich frühzeitig: In manchen Konstellationen lässt sich vorab mit dem Notariat eine Vollmacht-Lösung klären, sodass der Termin trotzdem stattfinden kann. Kurzfristig am Termintag geht das nicht mehr.

Häufige Fragen zum Video-Termin

Muss ich etwas sagen oder vortragen?

Nein. Der Notar führt durch den Termin und liest die Urkunde vor — du hörst zu, stellst Fragen, wenn etwas unklar ist, und bestätigst am Ende mit deiner Signatur. Es gibt nichts, was du auswendig können oder vorbereiten müsstest.

Kann ich den Vertrag im Termin noch ändern?

Kleinere Klarstellungen sind möglich — genau dafür wird verlesen, und der Notar kann Formulierungen im Termin anpassen. Größere inhaltliche Änderungen, etwa an Anteilen oder Klauseln, solltet ihr vorher final klären: Sonst muss der Termin unter Umständen unterbrochen oder verschoben werden. Bei founderfix siehst du alle Dokumente vorab im Dashboard und kannst Änderungswünsche rechtzeitig einbringen.

Was ziehe ich an — wie formell ist das?

Ganz entspannt: Es ist ein Arbeitstermin per Video, kein Gerichtstermin. Zieh an, worin du dich wohlfühlst — wichtiger als das Outfit sind ein ruhiger Raum, eine funktionierende Kamera und dein Ausweis in Reichweite.

Kann ich vom Ausland aus teilnehmen?

Ja, solange du dich mit einem eID-fähigen Ausweisdokument elektronisch identifizieren kannst, nimmst du von überall per Video teil — eine Anreise nach Deutschland ist nicht nötig. Welche Dokumente funktionieren und was Auslandsgründer zusätzlich brauchen, erklärt unser Guide „Aus dem Ausland eine deutsche Firma gründen“.