Notartermin Unterlagen Gründung: Die Checkliste

Die gute Nachricht zuerst: Für den Online-Notartermin brauchst du keinen Aktenordner. Alle Gründungsdokumente — Gesellschaftsvertrag bzw. Musterprotokoll, Gesellschafterliste, Anmeldungen — erstellt founderfix automatisch aus deinen Angaben, und die Urkunde bringt der Notar zum Video-Termin mit. Du musst nichts ausdrucken, nichts einscannen und nichts per Post schicken.

Was du selbst beisteuerst, ist überschaubar: ein funktionierendes eID-Ausweisdokument, die passende Technik und ein paar finale Angaben. Aber genau diese Punkte müssen stimmen — sonst platzt der Termin, und du wartest auf einen neuen. Diese Checkliste geht alles durch, damit dir das nicht passiert.

Das brauchst du als Person

Vier Dinge, die am Terminstag funktionieren müssen — alle lassen sich vorab prüfen.

eID-fähiges Ausweisdokument
Der Notar identifiziert dich elektronisch über den Chip deines Ausweises. Es funktionieren: der deutsche Personalausweis mit aktivierter Online-Ausweisfunktion, eID-fähige Personalausweise aus EU-/EWR-Staaten sowie der elektronische Aufenthaltstitel (eAT) mit aktivierter eID-Funktion. Ein normaler Reisepass ohne nutzbaren eID-Chip reicht für das Online-Verfahren in der Regel nicht — welche Dokumente im Einzelfall akzeptiert werden, prüft der Notar.
Die 6-stellige eID-PIN
Zum Auslesen des Chips brauchst du deine selbstgewählte, 6-stellige eID-PIN — nicht den PIN-Brief-Transportcode. Das größte Risiko: Viele haben die PIN nie gesetzt oder längst vergessen. Prüfe das vorab in der AusweisApp; eine neue PIN kannst du dort mit dem PIN-Rücksetzbrief oder persönlich im Bürgeramt setzen — plane dafür ein paar Tage ein.
Smartphone mit NFC + BNotK-App
Für die Identifizierung installierst du die App der Bundesnotarkammer auf einem Smartphone mit NFC — darüber wird der Ausweischip ausgelesen. Praxistipp: Installiere die App schon am Vortag und lege den Ausweis beim Auslesen flach ans Gerät; wo genau die NFC-Antenne sitzt, unterscheidet sich je nach Modell.
Stabile Internetverbindung, Kamera & Mikrofon
Der Termin läuft als Video-Konferenz — du brauchst ein Gerät mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Verbindung. Wähle dich von einem ruhigen Ort mit gutem WLAN ein, nicht aus dem fahrenden Zug. Bricht die Verbindung wiederholt ab, kann der Notar den Termin nicht durchführen.

Diese Angaben müssen vorab final sein

Diese Punkte fließen wörtlich in die Urkunde — Änderungen nach der Beurkundung kosten eine neue notarielle Runde samt Gebühren.

Vollständige Daten aller Gesellschafter:innen
Name, Geburtsdatum und Wohnanschrift aller Beteiligten — exakt so, wie sie im Ausweis stehen. Ein Zahlendreher im Geburtsdatum oder ein abweichender Namenszusatz fällt spätestens bei der Identifizierung auf und kann den Termin stoppen. Gleiche die Angaben vor dem Termin noch einmal mit den Ausweisen ab.
Firmenname & Sitz
Der Firmenname inklusive Rechtsformzusatz und die Sitzgemeinde stehen in der Urkunde. Prüfe den Namen vorab im Handelsregister und im DPMA-Markenregister — wird er später vom Registergericht beanstandet, brauchst du eine neue Beurkundung.
Unternehmensgegenstand
Die Beschreibung eurer Tätigkeit muss vor dem Termin feststehen und sollte breit genug für künftige Geschäftsfelder, aber präzise genug für das Registergericht sein. Wer hier am Termintag noch formuliert, riskiert Verzögerungen — kläre den Wortlaut in Ruhe vorab.
Stammkapital & Verteilung der Geschäftsanteile
Wie hoch ist das Stammkapital, und wer übernimmt wie viele Anteile? Diese Zahlen bestimmen Stimmrechte und Gewinnverteilung — sie nachträglich zu ändern heißt: neuer Notartermin. Klärt die Aufteilung im Team, bevor ihr in den Termin geht.
Geschäftsführung & Vertretungsregelung
Wer wird Geschäftsführer:in, und darf sie oder er allein vertreten oder nur gemeinsam mit anderen? Auch eine mögliche Befreiung von § 181 BGB gehört zu den Punkten, die vorher entschieden sein müssen. Bei founderfix fragst du all das im Funnel ab — am Termintag ist dann nichts mehr offen.

Sonderfälle: Wann du mehr brauchst

In den meisten Gründungen greift keiner dieser Punkte — wenn doch, kläre ihn frühzeitig, damit der Termin nicht daran scheitert.

Eine GmbH oder andere juristische Person gründet mit
Ist ein Gesellschafter keine natürliche Person, sondern z. B. eine Holding-GmbH, braucht der Notar einen aktuellen Handelsregisterauszug und den Nachweis, wer die Gesellschaft vertreten darf. Bei ausländischen Gesellschaften kommen ggf. beglaubigte Übersetzungen und Apostillen dazu — was genau nötig ist, klärt der Notar im Einzelfall.
Vertretung per Vollmacht
Kann jemand nicht selbst am Termin teilnehmen, ist eine Vertretung möglich — dafür braucht es aber eine notariell beglaubigte Vollmacht, eine einfache Unterschrift reicht nicht. Kläre Form und Wortlaut vorab mit dem Notariat, sonst steht die Vertretung am Termintag ohne gültige Vollmacht da.
Verheiratete Gründer:innen
Je nach Güterstand und Konstellation kann die Beteiligung des Ehepartners oder eine Zustimmung relevant werden — etwa bei Gütergemeinschaft oder wenn die Beteiligung praktisch das gesamte Vermögen ausmacht. Das betrifft nur wenige Gründungen; ob dein Fall dazugehört, klärt der Notar im Einzelfall.
Gesellschafter:innen im Ausland
Auch aus dem Ausland kannst du per Video am Termin teilnehmen — entscheidend ist ein eID-fähiges Ausweisdokument für die elektronische Identifizierung. Was dabei gilt, welche Ausweise funktionieren und was Auslandsgründer zusätzlich brauchen, erklärt unser Ratgeber „Aus dem Ausland gründen“.

Häufigster Grund für geplatzte Termine

Es ist fast nie ein fehlendes Dokument — es ist die eID: nicht aktivierte Online-Ausweisfunktion oder eine vergessene PIN. Beides fällt erst auf, wenn der Notar den Ausweis auslesen will, und dann ist der Termin nicht mehr zu retten. Der Gegenzauber kostet fünf Minuten: Öffne vorab die AusweisApp, lies deinen Ausweis testweise aus und prüfe, ob deine PIN funktioniert. Falls nicht, setze sie rechtzeitig neu — dann läuft der Termin durch.

So läuft der Termin dann ab

Wenn alles vorbereitet ist, ist der Termin selbst der einfachste Teil — drei Schritte, meist in unter einer Stunde.

01
Einwählen
pünktlich · du
Du wählst dich zum vereinbarten Zeitpunkt in die Video-Konferenz des offiziellen BNotK-Systems ein — die Online-Beurkundung ist seit 2022 gesetzlich geregelt (§§ 16a ff. BeurkG). Den Termin hat founderfix mit einem Partnernotar für dich koordiniert, die Terminvergabe erfolgt innerhalb von 24 Stunden.
02
Identifizierung durch den Notar
wenige Minuten
Der Notar liest über die BNotK-App den Chip deines Ausweises aus und gleicht das Lichtbild ab. Diese Identifizierung macht der Notar selbst — ein separates KYC-Verfahren gibt es nicht.
03
Verlesen & elektronische Signatur
der eigentliche Akt
Der Notar verliest die Urkunde, beantwortet offene Fragen und dann signieren alle elektronisch. Damit ist die Gründung beurkundet — genauso rechtsgültig wie vor Ort. Alle weiteren Schritte im Detail findest du im Ratgeber „Ablauf Online-Gründung“.

Häufige Fragen zu den Unterlagen

Muss ich Dokumente ausdrucken oder mitbringen?: Nein. Der gesamte Termin läuft digital: founderfix erstellt die Gründungsdokumente automatisch aus deinen Angaben, der Notar bringt die Urkunde zum Video-Termin mit, und signiert wird elektronisch. Du brauchst nur deinen Ausweis, die PIN und deine Geräte.
Was passiert, wenn meine eID nicht funktioniert?: Dann kann der Notar dich nicht identifizieren und der Termin muss verschoben werden. Ist die Online-Ausweisfunktion nicht aktiviert oder die PIN verloren, hilft das Bürgeramt bzw. der PIN-Rücksetzdienst weiter — das dauert allerdings einige Tage. Deshalb: unbedingt vorab mit der AusweisApp testen, dann kommt es gar nicht so weit.
Müssen alle Gesellschafter gleichzeitig am Termin teilnehmen?: Grundsätzlich nehmen alle Gründungsgesellschafter am Video-Termin teil — jede:r von einem eigenen Ort aus, auch aus dem Ausland. Kann jemand wirklich nicht dabei sein, ist eine Vertretung per notariell beglaubigter Vollmacht möglich; das solltet ihr frühzeitig mit dem Notariat abstimmen.
Brauche ich schon ein Geschäftskonto vor dem Termin?: Nein. Das Geschäftskonto eröffnest du erst nach der Beurkundung — dann zahlst du das Stammkapital ein, und der Einzahlungsnachweis geht ans Registergericht. Für den Notartermin selbst spielt das Konto keine Rolle; früh kümmern lohnt sich trotzdem, weil die Kontoeröffnung oft der zeitkritischste Schritt ist.

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eID-fähiges Ausweisdokument

Der Notar identifiziert dich elektronisch über den Chip deines Ausweises. Es funktionieren: der deutsche Personalausweis mit aktivierter Online-Ausweisfunktion, eID-fähige Personalausweise aus EU-/EWR-Staaten sowie der elektronische Aufenthaltstitel (eAT) mit aktivierter eID-Funktion. Ein normaler Reisepass ohne nutzbaren eID-Chip reicht für das Online-Verfahren in der Regel nicht — welche Dokumente im Einzelfall akzeptiert werden, prüft der Notar.

Die 6-stellige eID-PIN

Zum Auslesen des Chips brauchst du deine selbstgewählte, 6-stellige eID-PIN — nicht den PIN-Brief-Transportcode. Das größte Risiko: Viele haben die PIN nie gesetzt oder längst vergessen. Prüfe das vorab in der AusweisApp; eine neue PIN kannst du dort mit dem PIN-Rücksetzbrief oder persönlich im Bürgeramt setzen — plane dafür ein paar Tage ein.

Smartphone mit NFC + BNotK-App

Für die Identifizierung installierst du die App der Bundesnotarkammer auf einem Smartphone mit NFC — darüber wird der Ausweischip ausgelesen. Praxistipp: Installiere die App schon am Vortag und lege den Ausweis beim Auslesen flach ans Gerät; wo genau die NFC-Antenne sitzt, unterscheidet sich je nach Modell.

Stabile Internetverbindung, Kamera & Mikrofon

Der Termin läuft als Video-Konferenz — du brauchst ein Gerät mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Verbindung. Wähle dich von einem ruhigen Ort mit gutem WLAN ein, nicht aus dem fahrenden Zug. Bricht die Verbindung wiederholt ab, kann der Notar den Termin nicht durchführen.

Diese Angaben müssen vorab final sein

Diese Punkte fließen wörtlich in die Urkunde — Änderungen nach der Beurkundung kosten eine neue notarielle Runde samt Gebühren.

Vollständige Daten aller Gesellschafter:innen

Name, Geburtsdatum und Wohnanschrift aller Beteiligten — exakt so, wie sie im Ausweis stehen. Ein Zahlendreher im Geburtsdatum oder ein abweichender Namenszusatz fällt spätestens bei der Identifizierung auf und kann den Termin stoppen. Gleiche die Angaben vor dem Termin noch einmal mit den Ausweisen ab.

Firmenname & Sitz

Der Firmenname inklusive Rechtsformzusatz und die Sitzgemeinde stehen in der Urkunde. Prüfe den Namen vorab im Handelsregister und im DPMA-Markenregister — wird er später vom Registergericht beanstandet, brauchst du eine neue Beurkundung.

Unternehmensgegenstand

Die Beschreibung eurer Tätigkeit muss vor dem Termin feststehen und sollte breit genug für künftige Geschäftsfelder, aber präzise genug für das Registergericht sein. Wer hier am Termintag noch formuliert, riskiert Verzögerungen — kläre den Wortlaut in Ruhe vorab.

Stammkapital & Verteilung der Geschäftsanteile

Wie hoch ist das Stammkapital, und wer übernimmt wie viele Anteile? Diese Zahlen bestimmen Stimmrechte und Gewinnverteilung — sie nachträglich zu ändern heißt: neuer Notartermin. Klärt die Aufteilung im Team, bevor ihr in den Termin geht.

Geschäftsführung & Vertretungsregelung

Wer wird Geschäftsführer:in, und darf sie oder er allein vertreten oder nur gemeinsam mit anderen? Auch eine mögliche Befreiung von § 181 BGB gehört zu den Punkten, die vorher entschieden sein müssen. Bei founderfix fragst du all das im Funnel ab — am Termintag ist dann nichts mehr offen.

Sonderfälle: Wann du mehr brauchst

In den meisten Gründungen greift keiner dieser Punkte — wenn doch, kläre ihn frühzeitig, damit der Termin nicht daran scheitert.

Eine GmbH oder andere juristische Person gründet mit

Ist ein Gesellschafter keine natürliche Person, sondern z. B. eine Holding-GmbH, braucht der Notar einen aktuellen Handelsregisterauszug und den Nachweis, wer die Gesellschaft vertreten darf. Bei ausländischen Gesellschaften kommen ggf. beglaubigte Übersetzungen und Apostillen dazu — was genau nötig ist, klärt der Notar im Einzelfall.

Vertretung per Vollmacht

Kann jemand nicht selbst am Termin teilnehmen, ist eine Vertretung möglich — dafür braucht es aber eine notariell beglaubigte Vollmacht, eine einfache Unterschrift reicht nicht. Kläre Form und Wortlaut vorab mit dem Notariat, sonst steht die Vertretung am Termintag ohne gültige Vollmacht da.

Verheiratete Gründer:innen

Je nach Güterstand und Konstellation kann die Beteiligung des Ehepartners oder eine Zustimmung relevant werden — etwa bei Gütergemeinschaft oder wenn die Beteiligung praktisch das gesamte Vermögen ausmacht. Das betrifft nur wenige Gründungen; ob dein Fall dazugehört, klärt der Notar im Einzelfall.

Gesellschafter:innen im Ausland

Auch aus dem Ausland kannst du per Video am Termin teilnehmen — entscheidend ist ein eID-fähiges Ausweisdokument für die elektronische Identifizierung. Was dabei gilt, welche Ausweise funktionieren und was Auslandsgründer zusätzlich brauchen, erklärt unser Ratgeber „Aus dem Ausland gründen“.

So läuft der Termin dann ab

Wenn alles vorbereitet ist, ist der Termin selbst der einfachste Teil — drei Schritte, meist in unter einer Stunde.

Einwählen

pünktlich · du

Du wählst dich zum vereinbarten Zeitpunkt in die Video-Konferenz des offiziellen BNotK-Systems ein — die Online-Beurkundung ist seit 2022 gesetzlich geregelt (§§ 16a ff. BeurkG). Den Termin hat founderfix mit einem Partnernotar für dich koordiniert, die Terminvergabe erfolgt innerhalb von 24 Stunden.

Identifizierung durch den Notar

wenige Minuten

Der Notar liest über die BNotK-App den Chip deines Ausweises aus und gleicht das Lichtbild ab. Diese Identifizierung macht der Notar selbst — ein separates KYC-Verfahren gibt es nicht.

Verlesen & elektronische Signatur

der eigentliche Akt

Der Notar verliest die Urkunde, beantwortet offene Fragen und dann signieren alle elektronisch. Damit ist die Gründung beurkundet — genauso rechtsgültig wie vor Ort. Alle weiteren Schritte im Detail findest du im Ratgeber „Ablauf Online-Gründung“.

Häufige Fragen zu den Unterlagen

Muss ich Dokumente ausdrucken oder mitbringen?

Nein. Der gesamte Termin läuft digital: founderfix erstellt die Gründungsdokumente automatisch aus deinen Angaben, der Notar bringt die Urkunde zum Video-Termin mit, und signiert wird elektronisch. Du brauchst nur deinen Ausweis, die PIN und deine Geräte.

Was passiert, wenn meine eID nicht funktioniert?

Dann kann der Notar dich nicht identifizieren und der Termin muss verschoben werden. Ist die Online-Ausweisfunktion nicht aktiviert oder die PIN verloren, hilft das Bürgeramt bzw. der PIN-Rücksetzdienst weiter — das dauert allerdings einige Tage. Deshalb: unbedingt vorab mit der AusweisApp testen, dann kommt es gar nicht so weit.

Müssen alle Gesellschafter gleichzeitig am Termin teilnehmen?

Grundsätzlich nehmen alle Gründungsgesellschafter am Video-Termin teil — jede:r von einem eigenen Ort aus, auch aus dem Ausland. Kann jemand wirklich nicht dabei sein, ist eine Vertretung per notariell beglaubigter Vollmacht möglich; das solltet ihr frühzeitig mit dem Notariat abstimmen.

Brauche ich schon ein Geschäftskonto vor dem Termin?

Nein. Das Geschäftskonto eröffnest du erst nach der Beurkundung — dann zahlst du das Stammkapital ein, und der Einzahlungsnachweis geht ans Registergericht. Für den Notartermin selbst spielt das Konto keine Rolle; früh kümmern lohnt sich trotzdem, weil die Kontoeröffnung oft der zeitkritischste Schritt ist.